Aufstehen, Sport. duschen, Frühstück. Danach den Rechner an und ab ins Internet: Kurz die News screenen. Dann geht’s weiter: Wer hat was auf Facebook gepostet? Wie ging die Diskussion zu den politischen Ereignissen gestern auf Twitter weiter? Gibt es schon Antworten auf die spannende Frage in der Google+-Gruppe? Ach und überhaupt, was gibt es Neues in meinen Lieblingsblogs? Jetzt noch einen Klick in meinen RSS-Reader und ich bin eigentlich den ganzen Tag beschäftigt ;o))

Das kommt Ihnen bekannt vor, sagen Sie? Sie können sich auch gut verlieren in den vielen sozialen Netzwerken? Stundenlang durch die Branchennews surfen und dabei die Zeit vergessen? In Blogs zu einem bestimmten Thema recherchieren – und schwupps, der Tag ist um? So wie Ihnen und mir geht es offensichtlich vielen Menschen. Wir verlieren uns in dieser ungemein spannenden, schnellen Welt, in der mit jedem Klick neue, aufregende Informationen auf uns lauern. Gleichzeitig wächst auch noch der Druck auf uns: Wir möchten immer auf dem aktuellen Stand sein. Auf keinen Fall etwas verpassen. Am besten sogar vorne mit dabei sein, wenn es darum geht, die neuesten News in den Social Media-Kanälen zu verteilen, zu diskutieren und zu kommentieren.

In diesem Blogbeitrag erzähle ich, wie ich immer noch lerne, mich selbst zu disziplinieren, welche Tools ich benutze und wie ich meinen Arbeitsalltag organisiere. Und ein bisschen geht es auch darum, wie ich mich selbst gelegentlich überliste ;o))

Regel Nummer 1 – nichts ist wirklich wichtig.
Na gut, fast nichts.

Diese wichtige Regel steht ganz am Anfang. Denn glauben Sie mir: Die Welt dreht sich weiter, auch wenn Sie es tatsächlich einmal wagen, einige Stunden oder gar Tage NICHT im Internet zu sein. Das, was Sie verpassen werden (und Sie werden etwas verpassen, ganz sicher!), können Sie auch in Ruhe später lesen. Vorteil: Die Neuigkeiten sind in den meisten Fällen schon umfangreich kommentiert, diskutiert und mit weiterführenden Links versehen worden – Sie können die Themen also viel einfacher konsumieren als zu Zeiten, in denen die News topaktuell sind und Sie immer wieder checken müssen, welche neuen Entwicklungen es gibt! Es schadet auch nichts, Texte zu überfliegen oder selektiv zu lesen. Wichtig ist nur, dass Sie noch wissen, wo Sie eine Information gefunden haben. Oder dass Sie wissen, wen Sie fragen können, der das wissen könnte!

Doch eine Einschränkung gibt es bei dieser Regel: Wenn Sie Fanpages auf Facebook oder einen Unternehmenskanal auf Twitter betreuen, sollten Sie sich eine Vertretung suchen, die ab und zu mal ein Auge auf die Kanäle wirft. Denn solche Unternehmensauftritte sollten eigentlich nie über längere Zeit – das heißt über Tage hinweg – unbeobachtet bleiben.

Regel Nummer 2 – organisieren Sie sich.
Und zwar umfangreich.

Ich organisiere meine Arbeitstage wochenweise – und zwar auf Papier (sic!): Jeden Freitag lege ich in einem Wochenplan auf einer A4-Seite genau fest, wann ich in der nächsten Woche welches Projekt bearbeite und wie viel Zeit ich mir dafür nehme. Dazu gehören: Konzeptionsentwicklung, texten, Absprachen und Meetings, Projektmanagement und auch private Termine, für die ich das Büro verlassen muss.  Erledigte Punkte hake ich ab. Und ich organisiere die Social Media-Auftritte meiner Kunden mithilfe von Redaktionsplänen – so weiß ich ganz genau, wann ich welche News wo posten muss. Einige tolle Vorlagen können Sie sich hier kostenfrei herunterladen.

Außerdem nutze ich bei den Facebook-Fanpages die Möglichkeit, Postings auf Termin zu veröffentlichen. Es gibt Kunden, für die schreibe ich gebündelt am Monatsanfang bereits alle wichtigen Postings vor! Diese Vorgehensweise spart ziemlich viel Zeit und sorgt dafür, dass mein Arbeitstag nicht aus lauter 5-Minuten-Einsätzen besteht. Außerdem kann ich so die Postings genau dann veröffentlichen, wenn die die meisten Fans online sind. Eine kleine Anleitung zu den zeitgesteuerten Postings finden Sie hier.

Es gibt noch einen weiteren, für mich aber ganz entscheidenden Vorteil dieser – zugegebenermaßen etwas archaisch anmutenden – Papier-Organisationsmethode: Jeden Freitag darf ich den Wochenplan zerknüllen und wegwerfen ;o)) Ein großartiges Gefühl!

Regel Nummer 3 – lassen Sie arbeiten.
Auf mehreren Kanälen.

Es gibt viele kostenfreie Angebote, die Sie bei Ihrem Social Media-Engagement nicht nur umfassend unterstützen, sondern mit denen Sie auch viel Zeit sparen, indem Sie diese Tools für sich arbeiten lassen:

Recherche- und Analysezeit sparen:

• www.google.de/alerts: Diese automatisierte Suche schickt Ihnen die neuesten Artikel zu Ihren Top-Keywords auf Wunsch via Mail zu. Eine Anleitung finden Sie hier.
• (hieß bis vor kurzem noch erwaehnung.de): Mit der kostenlosen Variante dieses Social Media-Monitoringtools können Sie zwei Web-Alerts einrichten, über die Sie täglich benachrichtigt werden. Über Social Media-Alerts können Sie sich auch in Echtzeit informieren lassen.
• www.talkwalker.com/de: In diesem Social Media-Monitoring- und Analyse-Tool können Sie ebenfalls kostenlos Alerts erstellen.

Surfzeit sparen:

• http://www.feedly.com/: Mit diesem RSS-Reader können Sie Ihre Lieblingsblogs bündeln und finden alle neuen Beiträge auf einen Blick – so sparen Sie viel Surfzeit.

Social Media-Zeit sparen:

• http://www.hootsuite.com/:  Mit diesem mächtigen, kostenfreien Werkzeug können Sie Ihre Social Media-Kanäle n den Netzwerken Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, WordPress und Foursquare überwachen und zeitgesteuert mit Beiträgen versorgen. Sie können sogar mit mehreren Mitarbeitern im Team zusammenarbeiten und Ihren eigenen RSS-Feed quer durch alle Netzwerke weiterverbreiten. Ein weiterer Vorteil: Sie sehen nur in Ausschnitten, was in den sozialen Netzwerken vor sich geht – die Gefahr, dass Sie automatisch in den Prokrastinierungs-Modus verfallen, ist auf Hootsuite erheblich geringer ;o))

Noch ein Tipp zur Organisation: Es ist unnötig, jede einzelne Alert-Mail sofort zu lesen und zu bearbeiten. Lassen Sie in Ihrem Mailprogramm alle Mails, die Ihnen diese Tools automatisch schicken, in einen Ordner laufen. Sichten Sie diese Mails gebündelt ein mal am Tag.

Regel Nummer 4 – seien Sie milde mit sich selbst.
Ist besser so.

Ich gebe es zu: Mit der genauen Einhaltung der Regeln habe ich es manchmal auch nicht so ;o)) Es gibt einfach zu viel Spannendes, Interessantes, Aufregendes und Liebenswertes da draußen in den sozialen Netzwerken – manchmal kann ich einfach nicht widerstehen! Doch dank meiner tagesgenauen Organisation weiß ich genau, wie lange ich in den Zeiträubern surfen darf, ohne zu viel Zeit zu verlieren. Und kreative Pausen sind ja ohnehin wichtig! Sollten Sie sich also dabei erwischen, wie Sie mal wieder auf Facebook, Twitter und Co. versackt sind, seien Sie milde mit sich selbst: Selbstbeschimpfungen bringen gar nichts, es wird Ihnen nämlich ganz bestimmt wieder passieren. Erlauben Sie sich lieber diese kleinen Auszeiten, in denen Sie so viel Neues erfahren. Wer weiß, wofür Sie Ihr neu erworbenes Wissen eines Tages noch gebrauchen können!

Ihre Strategien sind gefragt!

Welche Tipps, Tricks und Tools nutzen Sie, um sich selbst zu organisieren? Wie gehen Sie gegen die kleinen Zeiträuber im Alltag vor? Ich freue mich auf Ihren Input, denn in diesem Bereich kann ich noch ganz viel lernen – glauben Sie mir ;o))

PS: Eine unfassbar große Anzahl von Social Media-Tools finden Sie unter http://social-enterprise-software.de/auswahl-der-165-besten-social-media-tools. Aber Obacht – es besteht allerhöchste Zeiträuber-Gefahr! (Link gelöscht, da Website nicht mehr auffindbar am 31.3.2014) 

PPS: Den ersten Teil dieser Serie „Organisation von Social Media“ finden Sie hier: „Das Blog: Planung ist alles!“

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