„Arghhhh, ich habe xyz vergessen vor lauter Stress!“ „Ich weiß gar nicht, wann ich zum Sport gehen soll, ich habe sooooo viel zu tun!“ „Hach, ich würde ja so viel machen. Wenn ich Zeit hätte!“ Das alles sind Sätze, die das Leben schreibt – ich habe sie vermutlich auch schon 100 Mal gesagt oder gedacht. Sie auch, gelle? Klar, wir alle haben ziemlich viel zu tun, wir jagen von einem Termin zur nächsten Deadline zur nächsten Veranstaltung. Und irgendwo dazwischen findet unser Leben statt, treffen wir unsere Freunde, gehen zum Sport, gehen ins Kino oder auf ein Konzert oder sind auch mal genüsslich faul – wenn wir Zeit dafür haben. Rausziehen aus dieser Tretmühle können wir uns alle nicht – was bleibt also? Eine bessere Selbstorganisation natürlich. Und dafür gibt es einige, wirklich tolle Tools, von denen man sich bei diesem schwierigen Thema sehr gut unterstützen lassen kann. Dann braucht es „nur noch“ ein bisschen Selbstdisziplin und schon haben wir uns Zeitfenster freigeschaufelt, die wir für das benutzen können, was bisher immer zu kurz kam! In diesem Artikel zeige ich, wie ich meine Zeit organisiere, welche Tools ich benutze und wie ich mich selbst überlistet habe, um meine Zeitkontingente sinnvoll zu nutzen. Heraus gekommen ist eine sehr persönliche Mischung aus praktischen Tools, der motivierenden Zettelwirtschaft und einer fiktiven Firma – aber lesen Sie selbst:

Tools – immer an der Frau

• Outlook, der Klassiker
  Ohne Outlook wäre ich verloren, ehrlich: Denn dort verwalte ich meine ganzen E-Mails und die vielen Kontakte. Ausgeklügelte Regeln, nach denen die Mails automatisch abgelegt werden, halten meinen Posteingang recht sauber – so habe ich die Dinge, die wirklich wichtig sind, immer im Blick. Ich lasse zum Beispiel meine ganzen Alerts in einen Ordner laufen, den ich jeden Abend checke. Und die Werbemails und Newsletter laufen ebenfalls in nach Themen strukturierte Ordner – ich kann sie lesen, wenn ich Zeit und Lust habe. Auch meine privaten Mails laufen in spezielle Ordner, damit Geschäfts- und Privatleben auch hier schon getrennt werden. Den Outlook-Kalender synchronisiere ich jeden Morgen mit meinem Smartphone, damit ich meine Termine immer dabei habe. Insgeheim verfluche ich die Erinnerungsfunktionen von Outlook und meinem Smartphone-Kalender, denn dieses nervtötende Plingpling reißt mich immer wieder aus meinen Gedanken. Doch gleichzeitig sorgt der Ton 15 Minuten vor meinem Termin dafür, dass ich pünktlich erscheine oder anrufe.
• Evernote, das Zückerchen obendrauf
  Ich benutze Evernote schon etwas länger – zuerst nur sporadisch als App auf dem Smartphone, mittlerweile auch auf dem PC und in Verbindung mit Outlook. Und zwar in der Premiumversion, denn die ist bei einem Telekom-Handyvertrag inklusive. Ich speichere darauf wichtige Links, Bilder, Ideen, lege Notizbücher zu meinen einzelnen Projekten an, die ich mit anderen teile und gemeinsam bearbeite, und mache sogar handschriftliche Notizen. Nur die Audioaufnahme nutze ich bisher nicht, denn irgendwie finde ich es merkwürdig, mit meinem Smartphone zu reden, wenn ich nicht telefoniere … Cool ist, dass man Bilder und Textdokumente nicht nur in Notizbüchern sammeln, sondern noch mit Schlagworten versehen kann – das verkürzt die Suche nach einer bestimmten Information doch immens.  Natürlich kann man Evernote auch offline nutzen, die Synchronisierung erfolgt, wenn man das nächste Mal online ist (auf Wunsch auch ausschließlich über WLAN). Nett: Für die verschiedenen Browser gibt es kleine Plugins, mit denen man Links, Screenshots oder sogar ganze Artikel fix ins passende Notizbuch speichern kann.
• Feedly, „The Place to be“ für RSS-Feeds
  Ich lese sehr viele Blogs – wenn ich mich da jeden Morgen händisch durchklicken müsste, käme ich nicht mehr zum Arbeiten. Also habe ich „meine“ Blogs in Feedly gesammelt: Einfach einen Account anlegen und die RSS-Feeds dort reinlaufen lassen, Themenordner anlegen nicht vergessen, fertig! Das kriegt wirklich jeder hin. Und für unterwegs gibt’s natürlich eine App.
• Tagpacker, Bookmarking meets Social Media
  Ein bisschen experimentiere ich noch mit Tagpacker – über dieses Tool habe ich einen Artikel im Deutschen-Startups-Portal geschrieben. Der Grund: Meine Favoritensammlungen in den diversen Browsern gleichen eher kreuz und quer gewachsenen Wildwiesen als einer strukturierten Sammlung wichtiger Links. Doch dieses Tool hat mehr Features als ein reiner Bookmarkingdienst: Man kann seine Links verschlagworten, ein eigenes Profil anlegen und anderen Usern folgen sowie deren Linksammlungen durchsuchen. Die gesammelten Links können auch in frei zusammenstellbaren Keywordwolken, den Tagpacks, sortiert werden – eine tolle Funktion gerade für große Linksammlungen. Die Integration von bestehenden Linksammlungen kann über den Import eines html-Files erledigt werden und einen kleinen „Pack it“-Button für die Browser gibt es auch. Insgesamt ziemlich prima, mir fehlt „nur noch“ die Umgewöhnung weg von den bekannten Favoritenpfaden.

Motivation mit Zettelwirtschaft

Ja, ich lebe ziemlich digital. Und trotzdem habe ich  Zettel! Ganz einfach deshalb, weil ein Zettel, der an meinem Bildschirm klebt oder direkt neben meiner Tastatur liegt, eine viel stärkere Wirkung auf mich hat. Meinen groben Wochenplan mache ich also immer noch händisch, erst die genaue Tagesplanung organisiere ich mir via Outlook. Der Wochenplan kann einfach aus einem A4-Zettel Schmierpapier bestehen oder aus einer schön ausgefüllten Wochenkarte – das kommt ganz auf meine Lust und Laune an *g*. Doch das wirklich allerbeste an einem Wochenplan ist, dass man ihn Freitags Nachmittags mit Hingabe zerknüllen und in den Papierkorb feuern kann! Ich liebe diesen Moment, an dem ich auf einem Blick sehen kann, was ich in dieser Woche alles geschafft habe! Ich liebe dieses Gefühl. Derart motiviert schreibt sich der Plan für die kommende Woche fast wie von allein, ich schwöre 😉

Der Supertipp: die ICH AG

Diese ganzen Tools sind ja alle sehr nett – aber sie haben mir erst in zweiter Linie geholfen, mehr Zeit für die Pflege meines Blogs und meiner Social Media-Kanäle zu organisieren. Die ultimative Rettung war die Erfindung des Kunden ICH AG! Klingt vielleicht ein bisschen gaga, ich weiß. Aber seit ich für diesen Kunden in jeder Arbeitswoche feste Zeiten reserviert habe, gelingt es mir, regelmäßig zu bloggen, meinen Website-Traffic zu überwachen, nach neuen Themen zu suchen und mich stetig fortzubilden. Ich behandele mich selbst also als Kundin, gebe mir Aufträge, halte Zeiten fest etc. – schieben gilt nicht! Auch der Service ist identisch, ich halte mich auch in Sachen ICH AG an die Planung und die Termine. Manchmal rechne ich sogar am Ende des Monats aus, wie viel Zeit und damit Geld ich in mein Unternehmen investiert habe. Mit der ICH AG habe ich die Wertigkeit meiner Arbeit für mich selbst erhöht und mich ganz einfach überlistet. Noch mehr Infos zum Kunden ICH und seiner Entstehungsgeschichte finden Sie im wunderbaren Akquiseblog.

Und Sie? Für was brauchen Sie mehr Zeit?

Brauchen Sie mehr Zeit für Akquise? Fürs Lernen? Zum Nachdenken? Um zum Sport zu gehen? Sich mit Freunden zu treffen? Haben Sie noch ultimative Tipps für mich, wie ich meine knappe Zeit noch besser aufteilen kann? Immer her damit – denn bei meinem Zeitmanagement ist noch ganz viel Luft nach oben! Außerdem suche ich noch eine einfach zu bedienende, zuverlässige App, mit der ich Visitenkarten verschlagworten und archivieren kann …

Bildquelle: Pixabay

Die Autorin Christa Goede steckt viel Herzblut und noch mehr Expertenwissen in digitale Unternehmensauftritte: Mit individuellen Texten und Konzepten gestaltet sie Websites und Social Media-Auftritte authentisch. Ihre Erfahrung und ihr Wissen als Texterin, Konzepterin, Social Media-Managerin und Bloggerin teilt sie hier im Blog oder live in Workshops und Vorträgen. Tel.: +49 (0) 160 – 94 44 19 34, E-Mail: mail@christagoede.de

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