Jeden Tag landen sie in meinem Postfach, diese geschäftlichen E-Mails mit den Null-Signaturen. Null-Signaturen deshalb, weil die vorhandenen Texte und Informationen null Aussage haben. Oder noch schlimmer: Es gibt gar keine E-Mail-Signatur. Keine Telefonnummer, keine Website, kein Unternehmensname, nichts. Damit verschenken diese E-Mails mit den Null-Signaturen eine Menge Potenzial! Schließlich können wir alle mit einer passenden E-Mail-Signatur wichtige Informationen verbreiten, anderen Menschen Arbeit abnehmen und unsere Personenmarken weiter ausbauen.

In diesem Blogbeitrag findest du Vorschläge, wie du deine E-Mail-Signatur aufpeppen kannst. Einige Dinge sind meiner Meinung nach Pflicht, andere sind deinem individuellem Geschmack überlassen.

Meine 7 Vorschläge für deine E-Mail-Signatur:

1. Dein Name/der Name deiner Firma – wer schickt diese Mail überhaupt?

Ist dein Unternehmen in einem Register eingetragen? Dann gehört die Handelsregisternummer unbedingt in deine Signatur. Und auch die Nennung der Rechtsform, des Gerichtsstands und des Firmensitzes  sind gesetzlich vorgeschrieben. Gibt es Geschäftsführende oder sogar einen Vorstand oder Aufsichtsrat gehören auch diese Verantwortlichen alle in den Abspann deiner E-Mail.* Wenn du wie ich freiberuflich arbeitest, kannst du das alles etwas entspannter sehen – hier reicht dein Firmenname, der ja in vielen Fällen dein eigener Name ist.
Du hast einen akademischen Grad oder Titel? Dann kannst du ihn auch gerne in deiner E-Mail-Signatur unterbringen.

2. Dein Slogan – dein Business knackig auf den Punkt gebracht

Wenn du einen Slogan hast, gehört der natürlich unbedingt in deine Signatur. Ich arbeite derzeit unter dem Titel „Christa Goede – Text. Websites. Social Media“ – zum Slogan hat es bisher trotz aller Hirnerei nicht gereicht ;o) Natürlich findet sich mein beschreibender Zusatz auch in meiner E-Mail-Signatur. Du hast einen Slogan? Ich bin neidisch! Packe dieses Schmuckstück unbedingt in deine E-Mail-Signatur.

3. Deine analogen und digitalen Kontaktdaten – wie kommt man an dich ran?

Dazu gehören Festnetz, Handy, Website – vielleicht sogar deine Social Media-Kanäle. Nenne ruhig alle Wege, auf denen du geschäftlich erreichbar bist. Denn deine Kundinnen und Kunden haben bestimmte Vorlieben. Es gilt aber auch, genau abzuwägen, denn es ist nicht jedermanns und jederfraus Sache, über den Facebook-Messenger Anfragen zu erhalten. Deine E-Mail-Adresse brauchst du nicht anzugeben, du hast ja gerade gemailt ;o)

4. Deine Adresse – wo ist dein Schreibtisch zuhause?

Auch die vollständige Adresse deines Firmensitzes solltest du in deiner Signatur hinterlegen, denn das ist auch für freiberuflich arbeitende Menschen vorgeschrieben. Außerdem könnte es ja sein, dass jemand dir einen Brief schicken möchte – ja, das soll es tatsächlich noch geben!  Deswegen solltest du dieser Person die Suche nach deiner Adresse so einfach wie möglich machen.

5. Deine Website – wie lautet die Adresse deines digitalen Schreibtisches?

Gerade in der Akquisephase kann dieser Link entscheidend sein: Vielleicht möchte jemand noch mehr über dich und deine Angebote wissen? Bitte achte darauf, dass du den Link klickbar gestaltest.
Du hast ein Blog, in dem du dich mit beruflich relevanten Themen beschäftigst? Prima, auch das kannst du gerne in deiner Signatur verlinken.

6. Deine Verbände/Organisationen/Netzwerke – wo bist du dabei?

Mit diesen berufsrelevanten Mitgliedschaften unterstreichst du deine Kompetenz – warum also nicht in der E-Mail-Signatur darauf hinweisen? Einziger Haken: Die schönen Logos. Denn viele Menschen lassen sich aus Sicherheitsgründen ihre Mails nur in einem Format zustellen, das keine Einbindung von Logos erlaubt. Ich habe es in meiner E-Mail-Signatur trotzdem gemacht und dort das Label des Texterverbands integriert. Um ganz sicher zu gehen, dass die Botschaft auch ankommt, habe ich das Logo darunter noch vertextet und mit der Homepage des Texterverbands verlinkt. So erfahren auch die Menschen von meiner Mitgliedschaft, die keine html-Mails empfangen. Natürlich gilt das auch für die Einbindung deines Logos – ist klar.

7. Der Hauch von Glitzer – lass deine Signatur ein bisschen funkeln!

Du schreibst deine E-Mails in einer bestimmten Schriftart? Natürlich solltest du diese Schriftart auch für deine E-Mail-Signatur nutzen. Du hast eine immer gleiche, originelle Abschiedsformel? Du kannst sie auch in die Signatur packen, dann sparst du Zeit beim Schreiben. Aber Vorsicht: Ich habe nicht umsonst „ein Hauch von Glitzer“ geschrieben. Denn zu viel Glitzer kann extrem nervig sein. Und nerven wollen wir ja niemanden, stimmts ;o)

Einrichten und Ausdrucken

In den meisten E-Mail-Programmen kannst du die Signatur fest einrichten. So erscheint sie automatisiert unter jeden neuen Mail, die du schreibst. Dort kannst du auch festlegen, ob du bei Antworten ebenfalls wieder die Signatur mitschickst. Ich habe mich dafür entschieden, denn ich habe oft längere E-Mail-Wechsel – da ist es lästig, bis ganz nach unten scrollen zu müssen, um eine Telefonnummer zu finden.

Wenn du darüber nachdenkst, deine E-Mail-Signatur noch durch einen Hinweis wie „Erst denken, dann drucken“ zu ergänzen, hier mein Tipp: Lass es. Erstens wirkt es bevormundend und zweitens wie eine Reise ins Jahr 1998. Denn da war es ja noch Standard, das Internet auszudrucken ;o) Wenn es heutzutage wirklich mal nötig sein sollte, eine E-Mail auszudrucken, wird die Mail durch diesen Hinweis nur noch länger.

* Wenn du das alles ganz genau wissen möchtest, sprich bitte mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

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Website-Relaunch – ein Thema, das viele kleine und mittelständische Unternehmen und auch Menschen, die freiberuflich arbeiten, vor sich her schieben. Denn schließlich entsteht mit einem solchen Relaunch auch eine Menge zusätzlicher Arbeit: So müssen zum Beispiel sämtliche Inhalte  überprüft werden – von den Texten und Bildern bis hin zu den Telefonnummern, dem Impressum und der Datenschutzerklärung. Und dann noch der Aufbau der einzelnen Seiten und das Design – hier hat sich ebenfalls viel verändert in den letzten Jahren. So manche Website, der ich auf meinen Reisen durchs Internet begegne, ist sogar so veraltet, dass sie meiner Meinung nach geschäftsschädigend wirkt. Oder fast noch schlimmer: Sie wird von Google gar nicht mehr gelistet, weil sie technisch total überaltert ist.

Doch auch wenn deine Website erst 3 Jahre alt ist, solltest du einen genaueren Blick darauf werfen und zum Beispiel diese 9 Punkte checken:

1. Deine Website passt sich nicht automatisch an die verschiedenen Bildschirmgrößen an.

Es gibt drei mögliche Testwege: Rufe deine eigene Seite am Tablet und Smartphone auf, schiebe den Browser an deinem Rechner zusammen oder gib deine Domain unter ein.  Sollte bei dem Test klar werden, dass deine Website immer gleich aussieht, ganz egal, in welchem Browserformat sie aufgerufen wird, solltest du dringend handeln. Denn die Anzahl der Website-Besucher, die über mobile Geräte im Internet surfen, wächst und wächst – so lief zum Beispiel Ende 2017 schon mehr als die Hälfte des globalen E-Commerce über mobile Endgeräte ab.

2. Auf der Startseite und auch auf den Unterseiten fehlen die wichtigen Kontaktdaten.

Wir alle haben es eilig und nehmen uns kaum mehr Zeit, auf einer Website nach den wichtigen Kontaktdaten zu suchen. Wir erwarten fast instinktiv, dass diese wichtigen Angaben auf jeder einzelnen Webseite im Bereich rechts oben zu finden sind. Bei älteren Websites sind die Kontaktdaten oft noch in einer eigenen Seite namens „Kontakt“ versteckt – zusammen mit einem Kontaktformular, das nicht mit einem Captcha gesichert ist. Hier bestehen also gleich zwei Probleme: die altmodische Platzierung der Kontaktdaten und auch die mangelnde Absicherung gegen Spam. Hier solltest du schnell etwas tun, denn es besteht die Gefahr, dass dir Aufträge entgehen!

3. Die Navigationspunkte heißen „Leistungen“ oder „Angebote“.

Oft zu sehen und immer noch nicht gut: Navigationspunkte, die nicht eindeutig benannt werden. Wenn du also zum Beispiel Texte für Websites schreibst, dann nenne bitte den Navigationspunkt, auf dem du diese Leistung anbietest, genau so. Und wenn du Hundefriseur für Langhaarhunde bist, sollte auch diese Wortkombination in einem Navigationspunkt vorkommen. Ja, ich weiß, manchmal geht es nicht anders, dann müssen Angebote unter diesem wenig präzisen Namen zusammengefasst werden. Wenn du also ganz lange nachgedacht und keine andere Lösung gefunden hast, dann ist auch mal „Angebote“ okay. Aber wirklich nur dann.

4. Referenzen und Testimonials fehlen.

Jedes Unternehmen und auch jeder Einzelselbstständige hat Referenzen – und Gründende sollten alles tun, um möglichst schnell zu diesen Referenzen zu kommen. Und auch Testimonials sind sehr wichtig: Was schreiben dir deine glücklichen Kundinnen und die zufriedenen Kunden? Du solltest immer nachfragen, ob du diese Statements veröffentlichen darfst. Denn keine Werbung funktioniert besser als Referenzen und diese persönlichen Statements. Idealerweise veröffentlichst du natürlich den vollen Namen und auch das Unternehmen deines Referenzgebers, damit sich die volle Werbewirkung entfalten kann. Auf gar keinen Fall solltest du Testimonials erfinden!

5. Du kannst deine Website nicht selbst pflegen.

In Zeiten der Content-Management-Systeme wie WordPress oder Joomla solltest du jederzeit selbst auf deine Website zugreifen können. Schließlich musst du selbst mal eine Telefonnummer anpassen können oder auch die Öffnungszeiten. Heute sind dafür keine HTML-Kenntnisse mehr nötig, die Bearbeitungsmodi dieser Systeme sind einfach und nach einer kleinen Einweisung kannst du solche kleinen Arbeiten selbst übernehmen. Bei größeren Umbauarbeiten steht dir dann die Agentur, die die Seite entwickelt hat, zur Seite – aber für den Kleinscheiß musst du niemanden mehr beauftragen und dann auf die Erledigung warten.

6. Impressum und Datenschutzerklärung sind nicht von jeder einzelnen Unterseite erreichbar.

Hui, das geht gar nicht. Genau wie uralte oder unvollständige Angaben in diesen wichtigen Rechtstexten – wobei die Beurteilung uns juristischen Laien sehr schwer fällt. Du selbst kannst deinen Handlungsbedarf aber schon daran erkennen, wenn es auf deiner Website keine separate Datenschutzerklärung gibt, kannst du schon seit 2013 abgemahnt werden. Für die Inhalte beauftragst du am besten einen Fachanwalt – nur so kannst du ganz sicher sein, dass deine Rechtstexte zumindest zum Zeitpunkt ihrer Erstellung up-to-date sind. Vor diesem Hintergrund solltest du auch die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO im Blick behalten, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt.

7. Deine Website lädt langsam.

Wer kennt das nicht: Man klickt auf eine Website und dann passiert erst mal …. nichts. Erst ganz langsam baut sich die Seite auf. Dabei sind langsam ladende Websites eine Verschwendung von Lebenszeit! Gründe für die lahme Ladegeschwindigkeit können zum Beispiel nicht fürs Internet optimierte Bilder sein oder auch unkomprimierte Bestandteile der Programmierung. Zur Messung der Ladegeschwindigkeit deiner Website auf den verschiedenen Endgeräten stellt Google ein spannendes Tool bereit: Google Pagespeed Insights. Du kannst aber auch einen einfachen Test machen unter https://www.pagespeed.de/. Bei beiden Tests gilt: Du solltest so viele Punkte erreichen wie möglich. Mir ist keine Seite bekannt, die bei Google 100 % erreicht – aber im grünen Bereich sollte deine Website auch bei Google liegen.

8. Deine Website ist nicht verschlüsselt.

Die Verschlüsselung deiner Website erkennst du daran, dass in der Browserzeile https://www.deinedomain.de steht. Außerdem ist ein kleines grünes Schloss zu erkennen – in Google Chrome noch verstärkt durch den Hinweis „Sicher“. Diese sogenannte SSL-Verschlüsselung ist mittlerweile Rankingfaktor bei Google! Denn der Suchmaschinenriese möchte das Internet sicherer machen, und die verschlüsselten Datenströme sind ein Teil dieser Bemühungen. Sollte in deine Website noch kein SSL-Zertifikat integriert sein, solltest du ganz dringend handeln.

9. Deine Social-Media-Auftritte sind nicht mit deiner Website vernetzt.

Jedes Unternehmen und jeder Selbstständige hat ein kleines Imperium: Dazu gehören neben der Website zum Beispiel noch Broschüren oder Flyer, die Visitenkarten, die Autobeklebung und natürlich die Auftritte in den Sozialen Netzwerken. Doch leider wird dieses kleine Imperium versteckt gehalten, in dem zum Beispiel die einzelnen Bestandteile nicht miteinander verlinkt werden. Dabei gehören die Social-Media-Auftritte selbstverständlich auch auf die Website – und umgekehrt! Denn sonst geht dir mit Sicherheit ein Teil deiner möglichen Reichweite verloren, wenn zum Beispiel deine Website-Besucher nicht wissen, dass du auch auf Facebook aktiv bist.

10. Deine Inhalte sind veraltet.

Das ist ein Punkt, der gerade bei inhaltlich statischen Websites gerne vernachlässigt wird. Ich empfehle hier den kritischen Blick auf die eigene Website – und zwar mindestens ein mal im Jahr: Stimmt deine Angebotsbeschreibung noch? Passt die wichtige „Über mich“- oder „Über uns“-Seite noch zu dir und deinem Unternehmen? Sind die Bilder noch aktuell? Stimmen Logo und Farbsprache mit deinen restlichen Repräsentationsmaterialien wie Visitenkarten oder Flyer über ein? Solltest du hier auch nur das kleinste Anzeichen von Veralterung oder Wildwuchs finden, ist schnelles Handeln gefragt. Denn deine Interessentinnen und Kunden merken sehr schnell, dass dein Angebot nicht rund ist – eventuell verlierst du wegen dieser Nachlässigkeit sogar Aufträge.

Du kennst noch mehr Gründe, warum eine Website unbedingt einen Relaunch erfahren sollte? Ich freue mich auf deine Ergänzungen und nehme sie gerne noch in diesen Blogbeitrag mit auf – vielen Dank!

Du suchst Texte, Websites und Workshops ohne Werbe-Blabla? Prima, du hast mich gefunden! Gemeinsam mit dir entwickele ich deinen authentischen Markenauftritt, der zu deinem Unternehmen und deinen Zielgruppen passt.
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