Tipps für deine E-Mail-Signatur

von am 5. März 2020 in Know-how, Text | 6 Kommentare

Name, Kontaktdaten und ein Hauch von Glitzer – 7 Vorschläge für deine E-Mail-Signatur.

Glitzer für deine E-Mail-SignaturJeden Tag landen sie in meinem Postfach, diese geschäftlichen E-Mails mit den Null-Signaturen. Null-Signaturen deshalb, weil die vorhandenen Texte und Informationen null Aussage haben. Oder noch schlimmer: Es gibt gar keine E-Mail-Signatur. Keine Telefonnummer, keine Website, kein Unternehmensname, nichts. Damit verschenken diese E-Mails mit den Null-Signaturen eine Menge Potenzial! Schließlich können wir alle mit einer passenden E-Mail-Signatur wichtige Informationen verbreiten, anderen Menschen Arbeit abnehmen und unsere Personenmarken weiter ausbauen.

In diesem Blogbeitrag findest du Vorschläge, wie du deine E-Mail-Signatur aufpeppen kannst. Einige Dinge sind meiner Meinung nach Pflicht, andere sind deinem individuellem Geschmack überlassen.

Meine 7 Vorschläge für deine E-Mail-Signatur:

1. Dein Name/der Name deiner Firma – wer schickt diese Mail überhaupt?

Ist dein Unternehmen in einem Register eingetragen? Dann gehört die Handelsregisternummer unbedingt in deine Signatur. Und auch die Nennung der Rechtsform, des Gerichtsstands und des Firmensitzes  sind gesetzlich vorgeschrieben. Gibt es Geschäftsführende oder sogar einen Vorstand oder Aufsichtsrat gehören auch diese Verantwortlichen alle in den Abspann deiner E-Mail.* Wenn du wie ich freiberuflich arbeitest, kannst du das alles etwas entspannter sehen – hier reicht dein Firmenname, der ja in vielen Fällen dein eigener Name ist.
Du hast einen akademischen Grad oder Titel? Dann kannst du ihn auch gerne in deiner E-Mail-Signatur unterbringen.

2. Dein Slogan – dein Business knackig auf den Punkt gebracht

Wenn du einen Slogan hast, gehört der natürlich unbedingt in deine Signatur. Ich arbeite derzeit unter dem Titel „Christa Goede – Text. Websites. Social Media“ – zum Slogan hat es bisher trotz aller Hirnerei nicht gereicht ;o) Natürlich findet sich mein beschreibender Zusatz auch in meiner E-Mail-Signatur. Du hast einen Slogan? Ich bin neidisch! Packe dieses Schmuckstück unbedingt in deine E-Mail-Signatur.

3. Deine analogen und digitalen Kontaktdaten – wie kommt man an dich ran?

Dazu gehören Festnetz, Handy, Website – vielleicht sogar deine Social Media-Kanäle. Nenne ruhig alle Wege, auf denen du geschäftlich erreichbar bist. Denn deine Kundinnen und Kunden haben bestimmte Vorlieben. Es gilt aber auch, genau abzuwägen, denn es ist nicht jedermanns und jederfraus Sache, über den Facebook-Messenger Anfragen zu erhalten. Deine E-Mail-Adresse brauchst du nicht anzugeben, du hast ja gerade gemailt ;o)

4. Deine Adresse – wo ist dein Schreibtisch zuhause?

Ein SchreibtischAuch die vollständige Adresse deines Firmensitzes solltest du in deiner Signatur hinterlegen, denn das ist auch für freiberuflich arbeitende Menschen vorgeschrieben. Außerdem könnte es ja sein, dass jemand dir einen Brief schicken möchte – ja, das soll es tatsächlich noch geben!  Deswegen solltest du dieser Person die Suche nach deiner Adresse so einfach wie möglich machen.

5. Deine Website – wie lautet die Adresse deines digitalen Schreibtisches?

Gerade in der Akquisephase kann dieser Link entscheidend sein: Vielleicht möchte jemand noch mehr über dich und deine Angebote wissen? Bitte achte darauf, dass du den Link klickbar gestaltest.
Du hast ein Blog, in dem du dich mit beruflich relevanten Themen beschäftigst? Prima, auch das kannst du gerne in deiner Signatur verlinken.

6. Deine Verbände/Organisationen/Netzwerke – wo bist du dabei?

Mit diesen berufsrelevanten Mitgliedschaften unterstreichst du deine Kompetenz – warum also nicht in der E-Mail-Signatur darauf hinweisen? Einziger Haken: Die schönen Logos. Denn viele Menschen lassen sich aus Sicherheitsgründen ihre Mails nur in einem Format zustellen, das keine Einbindung von Logos erlaubt. Ich habe es in meiner E-Mail-Signatur trotzdem gemacht und dort das Label des Texterverbands integriert. Um ganz sicher zu gehen, dass die Botschaft auch ankommt, habe ich das Logo darunter noch vertextet und mit der Homepage des Texterverbands verlinkt. So erfahren auch die Menschen von meiner Mitgliedschaft, die keine html-Mails empfangen. Natürlich gilt das auch für die Einbindung deines Logos – ist klar.

7. Der Hauch von Glitzer – lass deine Signatur ein bisschen funkeln!

Du schreibst deine E-Mails in einer bestimmten Schriftart? Natürlich solltest du diese Schriftart auch für deine E-Mail-Signatur nutzen. Du hast eine immer gleiche, originelle Abschiedsformel? Du kannst sie auch in die Signatur packen, dann sparst du Zeit beim Schreiben. Aber Vorsicht: Ich habe nicht umsonst „ein Hauch von Glitzer“ geschrieben. Denn zu viel Glitzer kann extrem nervig sein. Und nerven wollen wir ja niemanden, stimmts ;o)

Einrichten und Ausdrucken

In den meisten E-Mail-Programmen kannst du die Signatur fest einrichten. So erscheint sie automatisiert unter jeden neuen Mail, die du schreibst. Dort kannst du auch festlegen, ob du bei Antworten ebenfalls wieder die Signatur mitschickst. Ich habe mich dafür entschieden, denn ich habe oft längere E-Mail-Wechsel – da ist es lästig, bis ganz nach unten scrollen zu müssen, um eine Telefonnummer zu finden.

Wenn du darüber nachdenkst, deine E-Mail-Signatur noch durch einen Hinweis wie „Erst denken, dann drucken“ zu ergänzen, hier mein Tipp: Lass es. Erstens wirkt es bevormundend und zweitens wie eine Reise ins Jahr 1998. Denn da war es ja noch Standard, das Internet auszudrucken ;o) Wenn es heutzutage wirklich mal nötig sein sollte, eine E-Mail auszudrucken, wird die Mail durch diesen Hinweis nur noch länger.

* Wenn du das alles ganz genau wissen möchtest, sprich bitte mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Christa GoedeDu suchst Texte, Websites und Social Media-Auftritte ohne Werbe-Blabla? Prima, du hast mich gefunden! Gemeinsam mit dir entwickele ich deinen authentischen Markenauftritt, der zu deinem Unternehmen und deinen Zielgruppen passt. Du möchtest lieber viel selbst machen? Nutze meine Workshops als Rampe zum Durchstarten

  +49 69 63392977   mail@christagoede.de

Bildquellenangabe: Pixabay

6 Kommentare to “Tipps für deine E-Mail-Signatur”

  1. Wie immer: super Blog-Post! Das Thema muss ich unbedingt angehen. Und ich will jetzt auch endlich einen Slogan. Da ich zum Jahreswechsel meine diversen Websites auf eine geschrumpft habe, muss ich da wirklich drüber nachdenken. Hmmm. Danke für die Anregung, Christa. :)

    Vergnügte Grüße
    Ruth

  2. Ha! Das war vorgestern auch Thema in meinem Akquise-Workshop. Der Großteil der Teilnehmenden sagt: „Hm, darüber hab ich noch gar nicht nachgedacht.“ Dann haben wir jede Menge Ideen für verschiedene Signaturen gesammelt. Ich empfehle zum Beispiel, auch temporäre Signaturen zu erstellen. Will heißen: Du hast Workshops geplant? Nimm die Termine (zeitweise) in die Signatur auf. Am besten gleich mit Link zu mehr Infos und Anmeldung.
    Werde deinen Artikel gleich mal bei meinen Teilnehmenden verlinken, weil‘s do gut passt :)
    LG Kati

  3. wow, muss mich gleich dransetzen 1. die Änderung und auch die Idee von „Kati“ mit aufzunehmen.

    Danke für die Tipps über die ich heute gestolpert bin.
    LG Margit

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