Jeden Tag landen sie in meinem Postfach, diese geschäftlichen E-Mails mit den Null-Signaturen. Null-Signaturen deshalb, weil die vorhandenen Texte und Informationen null Aussage haben. Oder noch schlimmer: Es gibt gar keine E-Mail-Signatur. Keine Telefonnummer, keine Website, kein Unternehmensname, nichts. Damit verschenken diese E-Mails mit den Null-Signaturen eine Menge Potenzial! Schließlich können wir alle mit einer passenden E-Mail-Signatur wichtige Informationen verbreiten, anderen Menschen Arbeit abnehmen und unsere Personenmarken weiter ausbauen.

In diesem Blogbeitrag findest du Vorschläge, wie du deine E-Mail-Signatur aufpeppen kannst. Einige Dinge sind meiner Meinung nach Pflicht, andere sind deinem individuellem Geschmack überlassen.

Meine 7 Vorschläge für deine E-Mail-Signatur:

1. Dein Name/der Name deiner Firma – wer schickt diese Mail überhaupt?

Ist dein Unternehmen in einem Register eingetragen? Dann gehört die Handelsregisternummer unbedingt in deine Signatur. Und auch die Nennung der Rechtsform, des Gerichtsstands und des Firmensitzes  sind gesetzlich vorgeschrieben. Gibt es Geschäftsführende oder sogar einen Vorstand oder Aufsichtsrat gehören auch diese Verantwortlichen alle in den Abspann deiner E-Mail.* Wenn du wie ich freiberuflich arbeitest, kannst du das alles etwas entspannter sehen – hier reicht dein Firmenname, der ja in vielen Fällen dein eigener Name ist.
Du hast einen akademischen Grad oder Titel? Dann kannst du ihn auch gerne in deiner E-Mail-Signatur unterbringen.

2. Dein Slogan – dein Business knackig auf den Punkt gebracht

Wenn du einen Slogan hast, gehört der natürlich unbedingt in deine Signatur. Ich arbeite derzeit unter dem Titel „Christa Goede – Text. Websites. Social Media“ – zum Slogan hat es bisher trotz aller Hirnerei nicht gereicht ;o) Natürlich findet sich mein beschreibender Zusatz auch in meiner E-Mail-Signatur. Du hast einen Slogan? Ich bin neidisch! Packe dieses Schmuckstück unbedingt in deine E-Mail-Signatur.

3. Deine analogen und digitalen Kontaktdaten – wie kommt man an dich ran?

Dazu gehören Festnetz, Handy, Website – vielleicht sogar deine Social Media-Kanäle. Nenne ruhig alle Wege, auf denen du geschäftlich erreichbar bist. Denn deine Kundinnen und Kunden haben bestimmte Vorlieben. Es gilt aber auch, genau abzuwägen, denn es ist nicht jedermanns und jederfraus Sache, über den Facebook-Messenger Anfragen zu erhalten. Deine E-Mail-Adresse brauchst du nicht anzugeben, du hast ja gerade gemailt ;o)

4. Deine Adresse – wo ist dein Schreibtisch zuhause?

Auch die vollständige Adresse deines Firmensitzes solltest du in deiner Signatur hinterlegen, denn das ist auch für freiberuflich arbeitende Menschen vorgeschrieben. Außerdem könnte es ja sein, dass jemand dir einen Brief schicken möchte – ja, das soll es tatsächlich noch geben!  Deswegen solltest du dieser Person die Suche nach deiner Adresse so einfach wie möglich machen.

5. Deine Website – wie lautet die Adresse deines digitalen Schreibtisches?

Gerade in der Akquisephase kann dieser Link entscheidend sein: Vielleicht möchte jemand noch mehr über dich und deine Angebote wissen? Bitte achte darauf, dass du den Link klickbar gestaltest.
Du hast ein Blog, in dem du dich mit beruflich relevanten Themen beschäftigst? Prima, auch das kannst du gerne in deiner Signatur verlinken.

6. Deine Verbände/Organisationen/Netzwerke – wo bist du dabei?

Mit diesen berufsrelevanten Mitgliedschaften unterstreichst du deine Kompetenz – warum also nicht in der E-Mail-Signatur darauf hinweisen? Einziger Haken: Die schönen Logos. Denn viele Menschen lassen sich aus Sicherheitsgründen ihre Mails nur in einem Format zustellen, das keine Einbindung von Logos erlaubt. Ich habe es in meiner E-Mail-Signatur trotzdem gemacht und dort das Label des Texterverbands integriert. Um ganz sicher zu gehen, dass die Botschaft auch ankommt, habe ich das Logo darunter noch vertextet und mit der Homepage des Texterverbands verlinkt. So erfahren auch die Menschen von meiner Mitgliedschaft, die keine html-Mails empfangen. Natürlich gilt das auch für die Einbindung deines Logos – ist klar.

7. Der Hauch von Glitzer – lass deine Signatur ein bisschen funkeln!

Du schreibst deine E-Mails in einer bestimmten Schriftart? Natürlich solltest du diese Schriftart auch für deine E-Mail-Signatur nutzen. Du hast eine immer gleiche, originelle Abschiedsformel? Du kannst sie auch in die Signatur packen, dann sparst du Zeit beim Schreiben. Aber Vorsicht: Ich habe nicht umsonst „ein Hauch von Glitzer“ geschrieben. Denn zu viel Glitzer kann extrem nervig sein. Und nerven wollen wir ja niemanden, stimmts ;o)

Einrichten und Ausdrucken

In den meisten E-Mail-Programmen kannst du die Signatur fest einrichten. So erscheint sie automatisiert unter jeden neuen Mail, die du schreibst. Dort kannst du auch festlegen, ob du bei Antworten ebenfalls wieder die Signatur mitschickst. Ich habe mich dafür entschieden, denn ich habe oft längere E-Mail-Wechsel – da ist es lästig, bis ganz nach unten scrollen zu müssen, um eine Telefonnummer zu finden.

Wenn du darüber nachdenkst, deine E-Mail-Signatur noch durch einen Hinweis wie „Erst denken, dann drucken“ zu ergänzen, hier mein Tipp: Lass es. Erstens wirkt es bevormundend und zweitens wie eine Reise ins Jahr 1998. Denn da war es ja noch Standard, das Internet auszudrucken ;o) Wenn es heutzutage wirklich mal nötig sein sollte, eine E-Mail auszudrucken, wird die Mail durch diesen Hinweis nur noch länger.

* Wenn du das alles ganz genau wissen möchtest, sprich bitte mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Du suchst Texte, Websites und Workshops ohne Werbe-Blabla? Prima, du hast mich gefunden! Gemeinsam mit dir entwickele ich deinen authentischen Markenauftritt, der zu deinem Unternehmen und deinen Zielgruppen passt.
Du möchtest lieber viel selbst machen? Nutze meine Workshops als Rampe zum Durchstarten.

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„Hallo liebe Christa, wir haben dein Blog gesehen und finden es toll! Wir suchen gerade Platz für unsere Blogbeiträge – Winterreifen passen doch perfekt zu dir! Was kostet es, unsere Inhalte bei dir zu platzieren?“ Äh, Winterreifen? Im Blog einer freiberuflichen Texterin und Konzeptionerin? Echt jetzt? Zugegeben, das ist ein besonders absurdes Beispiel. Doch ähnliche Anfragen habe ich mindestens ein mal die Woche in meiner Mailbox. Die E-Mails sind immer gleich aufgebaut: eine nette, persönliche Ansprache, ein Lob, eine Aufgabe – die Ernüchterung. Und ich falle jedes Mal auf diese E-Mails rein. In mir spielt sich dann Folgendes ab:

• nette, persönliche Ansprache – hey, hallo, ich freu mich auch, dich zu lesen!
• das Lob – oh, wie schön, ich freue mich noch mehr ;o)
• eine Aufgabe – mein Interesse ist geweckt.
• die Ernüchterung – zack, die ganze gute Stimmung ist dahin.

Manchmal werde ich sogar richtig sauer, weil wir diese E-Mails immer wieder dieses Wechselbad der Gefühle bereiten! Klar, ein bisschen ärgere ich mich auch über mich selbst. Denn eigentlich sollte ich dieses dumme Spielchen mittlerweile aus dem FF kennen. Aber ich weigere mich, immer erst mal das Schlechte zu vermuten!

Hier gibt’s nix für lau!

Es gibt auch noch einen zweiten Typ von Mist-E-Mail, die ebenfalls immer wieder in meiner Mailbox auftaucht. Und die geht so: „Hallo liebe Christa, ich bin Fan von deinem Blog! Deswegen möchte ich dir heute ein tolles Angebot machen: Wir haben eine neue Plattform für Geschäftsführer, Marketingexperten und Vordenker. Diese Entscheider finden alle wichtigen Inhalte und Trends in unserem Portal. Und wir haben dich ausgewählt – du darfst Inhalte für uns schreiben! Natürlich verlinken wir deine Website, damit du von der enormen Werbewirkung profitierst. Deine Bezahlung ist unsere Reichweite!“

Was für ein verflixt gutes Geschäftsmodell! Da stellt jemand eine Plattform ins Web und lässt die Inhalte kostenlos von anderen schreiben. Wow! Vielleicht sollte ich das auf anderer Ebene auch mal probieren: „Hey, Bäckerei, gib mir heute deine Brötchen umsonst. Wenn ich sie lecker finde, erzähle ich allen, dass es bei euch leckere Brötchen gibt. Und dann kommen viel mehr Menschen zu dir, um Brötchen zu kaufen. Deal?“ Leider habe ich Angst, dass ich in der Bäckerei mit den Brötchen vom Vortag beworfen werde – deswegen habe ich mich bisher nicht getraut, diese Frage zu stellen. Doch mit diesem direkten Vergleich wird die Absurdität dieser E-Mails klar: Bei beiden sollen Menschen mit ihrer Arbeit in Vorleistung gehen, um vielleicht irgendwann in ferner Zukunft aus ihrer Arbeit ein Geschäft zu generieren. Geht’s noch? Hey, wir leben im Kapitalismus – hier gibt’s nichts für lau!
[bctt tweet=“#ChristasRant 2-20: Hey, wir leben im Kapitalismus – hier gibt’s nichts für lau!“]

Und dann sind da noch die vielen anderen … was ein Glück!

Neben diesen Blödmails bekomme ich glücklicherweise auch viele E-Mails von Menschen, die meinen Tipp aus der Headline dieses Artikels von ganz allein befolgen: Sie beziehen sich bei ihrer Kontaktaufnahme auf meine Website, auf einen bestimmten Text – manchmal sogar auf ein bestimmtes Bild. Sie schreiben freundlich, höflich, humorig. Und haben meist ein konkretes Anliegen. Sie brauchen neue Texte für ihre Website oder für die neuen Broschüren. Sie wollen ein Konzept für ihre Social Media-Auftritte. Oder Sie suchen eine Sparringspartnerin, mit der sie ihre Ideen weiterdenken können.

Diese wertschätzenden, mir und meiner Arbeit zugewandten E-Mails machen mich sehr glücklich. Sie stimmen mich versöhnlich den Blödmailerinnen und Blödmailern gegenüber. Und sie sorgen dafür, dass ich mit meiner Arbeit Geld verdiene. Vielleicht sind die Deppen also einfach nur das Schwarz zum Weiß? Der Regen zum Sonnenschein? Der Scheiß zum Spaß? Wenn ich das so betrachte, muss ich mich gleich weniger aufregen über diesen Spam. Prima!

Du magst mein Gemeckere? Hier findest du alle #ChristasRants. Viel Vergnügen beim Lesen ;o)

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