Mein täglicher Tanz auf den Baustellen – oder: Projektmanagement für Leute, die unordentlich sind.

Digitale Karrieremodelle, Eventdesign, Baggerschaufeln, Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik, Cashew-Anbau, Lerncoaching und IP-Telefonie. Kein Quatsch, das sind Themen, die mich manchmal an einem einzigen Arbeitstag beschäftigen. Und für die ich ein funktionierendes und zu mir passendes Projektmanagement brauche.

Nicht nur die Themen unterscheiden sich, sondern auch die Arbeitsbereiche: Für die Bagger entwickle ich ein Website-Konzept. In einem Blogbeitrag beschreibe ich moderne Karrieremodelle. Für das Eventdesign und das Lerncoaching denke ich auf neuen Messebroschüren herum. Für das Handwerksunternehmen texte ich Stellenanzeigen, die auffallen. Und in Sachen IP-Telefone optimiere ich die internen Infomaterialien fürs B2B- und B2C-Geschäft. Dazwischen noch Zoom, Teams, Telefonate, Chats und E-Mails. Und meine ganz unterschiedlichen Rollen, irgendwo zwischen Zuarbeit und Projektleitung.

Eins ist sicher: Mein Hirn bleibt so maximal elastisch. ;-) Und genau das ist es, was ich neben der Kreativität an meinem Job so sehr liebe.

Auf der anderen Seite ist diese Vielfalt auch herausfordernd, denn ich muss diese ganzen Baustellen und noch mehr Termine im Blick behalten. Manchmal sogar nicht nur meine eigenen, sondern noch die meiner Kollegen und Kolleginnen, mit denen ich im Team arbeite. Doch das mache ich gerne. Schließlich gehört neben der guten Arbeit und der klaren Kommunikation auch die Pünktlichkeit zu meinen Alleinstellungsmerkmalen als Freiberuflerin.

Außerdem gibt es noch eine ganz besondere Herausforderung:

Unordnung als Lebensprinzip

Ein sich langsam zur Seite neigender Papierberg. Zahlreiche Notizbücher. Zwei neue Krümelmonster-Aufkleber. Nagelfeilen. Eine Barcamp-Tasse voller Schnickschnack. Handcreme. Lockenwickler. Und viele Stifte – manche funktionieren, andere nicht. Den Anblick meines Schreibtisches (Symbolbild oben) und der knapp 2 qm Unordnung darauf erspare ich dir lieber. ;-)

Doch diese Unordnung hat System: Ich weiß immer ganz genau, wo was liegt. Ich war schon als Kind unordentlich im herkömmlichen Sinne. Dabei war ich schon damals Herrin über das Chaos – in meinem Zimmer genauso wie in meinem Hirn. Denn diese Unordnung lebt in direkter Symbiose mit meiner Kreativität! Sie ist also mein Lebensprinzip.

Das liegt daran, dass in der Unordnung neue Strukturen, neue Ideen und neue Sichtweisen versteckt sind. Ich versuche das mal anhand meines Schreibtisches zu erklären: Wenn ich mit dem Stuhl zur Seite rolle, eröffnen sich mir ganz neue Einblicke in all die Dinge, die auf der Tischplatte lagern. Und wenn ich meine Position verändere und vom Schreibtisch aufstehe, erschließen sich mir sofort neue Welten. Manchmal sogar jeden Tag andere. Das finde ich total spannend! Kurz: Wenn ich in einem leeren Raum mit einem leeren Schreibtisch arbeiten müsste, wäre ich vermutlich erheblich ideenloser … mein Hirn braucht also visuelle Abwechslung, um Ideen zu entwickeln. Deswegen gehe ich auch so gerne spazieren, wenn ich auf der Suche nach DER Idee für meine Kundschaft bin.

Doch Unordnung als Lebensprinzip zu haben, setzt eine gute Selbstorganisation voraus. Deswegen habe ich vor X Jahren auch mal eine Weiterbildung in Sachen Projektmanagement gemacht. Sonst wäre ich tatsächlich sehr schnell ziemlich lost …

Projektmanagement: Die Top 5 meiner Selbstorganisation

Vorab: Ich arbeite nur in Projekten, die ich mit Hirn UND Herz erledigen kann. Alles andere geht für mich nicht. Und dann gibt es außerdem noch keine wichtigen und unwichtigen Projekte – es gibt Projekte. Das heißt, ich bin für jede einzelne Kundin und jeden einzelnen Kunden mit voller Kraft und ganz viel Ideen da.

Manchmal muss ich mir zwischen zwei Projekten den Kopf frei pusten lassen. Denn Eventdesign ist nun mal eine ganz andere Welt als Baggerschaufeln oder Lerncoaching. Und so gehe ich zwischen den einzelnen Jobs öfter mal spazieren, um Abstand zu einem Thema zu bekommen. Der kleine Hund freut sich über diese Extrarunden. ;-)

Ein gutes Gedächtnis (und mein tolles Netzwerk)

Ich kann mir so viel merken, dass ich manchmal über mich erstaunt bin. ;-) Mit etwas Nachdenken finde ich so gut wie jeden gesuchten Wissensbrocken in meinem Hirn. Dazu benutze ich die Technik, die du ganz bestimmt auch kennst: Einfach an etwas anderes denken. Rumms, das Gesuchte fällt mitten rein in diese anderen Gedanken. Darauf kann ich mich fast immer verlassen.

Und wenn ich etwas nicht sofort selbst weiß, weiß ich, wen ich fragen kann. Denn ich habe keine Scheu, andere anzusprechen. Gerade für Einzelselbstständige ist das meiner Meinung nach eine wichtige Kompetenz, die die tägliche Arbeit leichter macht. Schließlich haben wir alle schon in der Sesamstraße gelernt: Wer nicht fragt, bleibt dumm! Ich frage also sehr gerne. Um Rat, um Hilfe, um Austausch, um Meinungen. Spannend ist, dass es manchmal schon reicht, nur darüber nachzudenken, wen ich fragen könnte, um selbst auf die Lösung zu kommen.

Zettelwirtschaft mit Strategie

Ja, ich schreibe mittlerweile wieder Zettel voll. Ganz altmodisch, mit Stiften. Manchmal sogar in verschiedenen Farben. Und zwar besonders dann, wenn ich zoome oder telefoniere. Diese Zettel sammele ich ganz klassisch in Projektmappen. Genauso, wie man das im letzten Jahrtausend in jeder Agentur gemacht hat. Bevor ich die Zettel aber in die Mappe stecke, arbeite ich sie ab. Und zwar ganz modern digital. ;-)

Einen Drucker hingegen brauche ich so gut wie nicht mehr, denn ich habe eine gut funktionierende digitale Ablage. Inklusive Back-up, klar. ;-) Und so bin ich manchmal auch das Back-up für andere, die ein bestimmtes Dokument suchen.

Du magst einzelne Zettel nicht? Bei größeren Projekten nutze ich gerne auch ein eigenes Notizbuch, in dem ich ALLES sammele. Oder vielleicht nimmst du einfach ein Notizbuch für alle kleineren Projekte? Mit farbigen Post-its könntest du jedes einzelne Projekt markieren. Dann hast du sofort alles griffbereit.

Mein digitaler Kalender

Ich nutze Outlook und führe dort zwei verschiedene Kalender – einen geschäftlichen und einen privaten. Alle Termine für Meetings oder auch Abgabetermine trage ich SOFORT in diesen Kalender ein. Denn mein Gedächtnis reicht nicht, um mir etwa 30 bis 40 Termine pro Woche zu merken. Was, so viele? Ja, denn in Outlook organisiere ich auch, was ich täglich arbeiten möchte. Neben den Terminen trage ich dort also noch Projekte und Arbeitsschritte ein, die ich an einem bestimmten Tag erledigen will. Wenn ich darüber nachdenke, ist der gut geführte, detailreiche Kalender wohl das allerwichtigste Tool für mich.

Tools wie Trello, Asana, Confluence, Miro oder Google-Drive

Projektmanagement und Kollaboration – ohne Tools wie die genannten wäre ich tatsächlich verloren. Denn viele meiner Projekte bearbeite ich im Team mit anderen Selbstständigen. Und gerade größere Unternehmen unter meiner Kundschaft organisieren sich ohnehin über kostenpflichtige Projektmanagement-Tools wie Asana. So schaffen wir eine gemeinsame Basis, mit der die Bearbeitung von Projekten auch im Team viel leichter fällt. Und dank der Apps auf Rechner und Smartphone bin ich ganz sicher, dass mir nichts durchrutscht.

Google-Drive, Trello, Miro und Confluence nutze ich in den kostenfreien Versionen, wenn es um Zusammenarbeit während eines meiner Projekte geht. Hier entwickeln wir Ideen oder erarbeiten im Team Konzepte und natürlich auch Texte. Und meine Kundschaft erledigt ihre Hausaufgaben über diese Tools. ;-) So haben wir zum Beispiel oft auf Drive alle wichtigen Dokumente gesammelt und haben jederzeit Zugriff darauf. Prima!

ACHTUNG: Bei der Auswahl der Tools achte ich natürlich darauf, wohin mir die Kundinnen und Kunden folgen wollen und können. Google Drive wird in meiner Erfahrung am besten angenommen. Für die anderen Tools müssen die Menschen offen für digitale Tools sein. Und auch etwas Zeit investieren, um sich das wenige, aber doch nötige Wissen draufzuschaffen.

Mein Smartphone

Arbeit bedeutet für mich nicht, am Schreibtisch zu sitzen. Gerade in der Ideen-Sammelphase bin ich oft draußen unterwegs. Denn – ich schrieb es bereits – bei stundenlangen Spaziergängen mit meinem Hund oder beim Radeln sind mir schon die besten Ideen gekommen.

Essenziell sind für mich daher meine Transkriptions- und Notiz-Apps (ich nutze Dragon anywhere und Google keep, Evernote ist gerade rausgeflogen wegen der zahlreichen Funktionen, ich mag es einfach!). So latsche ich manchmal laut vor mich hin labernd durch den Spessart und diktiere mir selbst Texte und Ideen. Natürlich synchronisiert sich auch meine Kalender-App vollautomatisch, damit ich immer alles im Blick habe.

Zack, eine andere Welt

Nun weißt du, wie ich meine vielen verschiedenen Projekte organisiere und den Überblick behalte. Dazu kommt noch, dass ich jederzeit umschalten kann. Von Eventdesign zum Abwasserrohr. Vom Karrieremodell zum Cashew-Anbau. Zwischen verschiedenen Tonalitäten und unterschiedlichen Stilen. Und zwischen geschäftlichem Gespräch und persönlicher Plauderei. Denn auch die Pflege persönlicher Beziehungen gehört für mich zu einem gelungenen Projektmanagement dazu!

Deshalb ist es für mich auch so wichtig, mit meinen Kundinnen und Kunden mehr Verbindungen zu haben als “nur” die geschäftliche Ebene. Mit den Jahren habe ich ein gutes Bauchgefühl dafür entwickelt, wer zu mir passt. Was ein Glück!

Projektmanagement: Never change a running system … oder doch?

Ich bin Ü50. Also für den ach doch so hippen Werberummel schon sehr alt. Das merke ich aber nicht an mangelnder Kreativität, sondern an etwas ganz anderem: Einerseits bin ich immer noch sehr neugierig auf neue digitale Tools fürs Projektmanagement. Andererseits fühle ich aber auch, dass ich bequemer werde: “Was? Schon wieder ein neues Tool? Ach ne, lass mal. Ich hab mein System, mit dem ich gut fahre.”

Immer, wenn ich mich bei solchen Gedanken erwische, wasche ich mir selbst das Hirn mit Seife aus. Denn … es geht immer noch besser. Es geht immer noch bequemer. Und es geht immer noch einfacher. Warum sollte ich mich selbst wegen meiner eigenen Bequemlichkeit (oder ist es Trägheit?) aus einer technischen Entwicklung aussperren?

Deswegen bin ich neugierig: Welche Tools nutzt du zur Selbstorganisation? Und warum genau? Hau raus, wie du deine ganzen Baustellen im Griff behältst!

Danke an meine Kollegin Heike Abidi, mit der ich gerne und oft zusammen arbeite. Von ihr stammt die Idee für diesen Blogbeitrag.

Bilder:

• Unordentlicher Schreibtisch von levelord auf Pixabay
• Hirn von Elisa auf Pixabay 
• Astronaut von wyta auf Pixabay